Die Digitalisierung bietet vor allem kleinen und mittelständischen Unternehmen viele Chancen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und größeren Konkurrenzunternehmen ein Schnippchen zu schlagen. Wie Sie Ihren Wettbewerbern den Rang ablaufen können, zeigen wir Ihnen am Beispiel der „Tour de Force“ der Logistikbranche: Dem Frachtversand. Traditionell frisst diese Aufgabe jede Menge Zeit und Geld eines jeden Unternehmens und kostet manchen Mitarbeiter auch den letzten Nerv: Quotierungen einholen, nachfragen, wo die Lieferungen bleiben, Telefonate mit den Transportfirmen führen, E-Mail-Schriftverkehr mit den Kollegen und dem gewählten Spediteur, auf Rückmeldungen warten, etc. Kurz gesagt: Ein Berg an Kommunikationssträngen und unterschiedlichsten Dokumenten auf unterschiedlichen Medien, der nur mit Hilfe von viel Zeit erfolgversprechend gemanagt werden kann.
Unternehmen dagegen, die sich dafür entscheiden, ihre Fracht online zu versenden, buchen ihre Sendung mit nur wenigen Klicks, erhalten ihr Angebot in wenigen Sekunden und haben allein dadurch einen Zeitvorsprung von durchschnittlich zwei Arbeitstagen pro Mitarbeiter. Und dieser ermöglicht Ihrer Konkurrenz unter anderem mehr Transporte abzuwickeln und letztendlich mehr Umsatz zu machen. Ein Grund mehr, alle Vorteile des Online-Frachtversands kennenzulernen.
1. Nichts bleibt auf der Strecke: Single Source of Truth
Die Arbeitsschritte, die das Versenden einer Fracht mit sich bringt, wechseln normalerweise stets zwischen digitalen und analogen Medien hin und her. Bei diesem Wechsel gehen nicht nur Zeit, sondern auch wertvolle Informationen verloren, die mitunter zu schwerwiegenden Fehlern führen können. Verschicken Sie Ihre Fracht online, wird Ihnen automatisch ein Steuerungstool an die Hand gegeben, dass sämtliche Kommunikation und Dokumente zum Frachtauftrag an einem Ort bündelt. Dafür brauchen Sie nur einen Login und schon erinnern Sie Checklisten daran, an welchen Frachtauftrag noch Dokumente hinzugefügt werden müssen. Jegliche Rechnungen, alle Quotierungen, alle E-Mails Ihrer Mitarbeiter mit dem Spediteur oder den dort involvierten Kollegen, sämtliche Verträge und alle weiteren Reports zu einem Auftrag, finden sich so an ein und derselben Stelle wieder. Dadurch stehen allen Beteiligten exakt die Daten in der Form zur Verfügung, die zur optimalen Steuerung des Frachtversands gebraucht werden und Übergaben im Falle von Krankheiten oder Urlaub spielend leicht machen.
2. Kein Boxenstopp notwendig: Sofortige Quotierung
Die herkömmliche Art eine Quotierung beim Spediteur anzufragen, beginnt in der Regel mit einer zwei- bis dreitägigen Wartezeit, in der nichts passiert. Bei den meisten Spediteuren wird dem potenziellen Kunden eine E-Mail mit einem mehrseitigen PDF geschickt, das den verhandelten Frachtpreis und weitere optionale Preispunkte enthält, von denen manche im Nachgang berechnet werden, andere nicht. Das Ende ist zumindest immer gleich: Der Endpreis für einen globalen Transport ist für Sie nicht im Vorhinein absehbar und im Nachgang müssen Sie mit dem spitzen Bleistift Position für Position durchgehen, ob die Preise gerechtfertigt sind. Das bedeutet einen hohen administrativen Aufwand. Stellen Sie Ihre Quotierung jedoch online, erhalten Sie dagegen binnen von Sekunden den Komplettpreis für einen Transport angezeigt. In einer übersichtlichen Matrix können Sie verschiedene Transportoptionen hinsichtlich „kurzer Transitzeit“, „bestem“ Preis oder „früheste Ankunft“ miteinander vergleichen und die für Sie beste Option wählen. Sie sehen zudem, aus welchen leicht verständlichen Kostenpunkten sich dieser Komplettpreis zusammensetzt, sodass Sie nach Belieben Anpassungen durch einfaches Entfernen oder Hinzufügen vornehmen können. Das steigert die Transparenz Ihrer Logistikkosten, was Ihnen wiederum erlaubt, die Gesamttransportkosten zu optimieren und nicht nur den Frachtpreis im Blick zu haben.
3. Verfolgung leicht gemacht: Track & Trace
Da Sie bei einer online aufgegebenen Fracht, die Quotierung in wenigen Sekunden vor sich liegen haben, ist es nur folgerichtig, dass Sie auch Ihre Buchung mit wenigen Klicks sofort abschließen und den Status Ihrer Sendung von da an jederzeit live einsehen können. Ganz so, als würden Sie privat ein Päckchen mit DHL versenden: Bei DHL geben Sie Ihre Sendungsverfolgungsnummer auf der Website ein, um nachzuschauen, wo Ihr Päckchen gerade bleibt. Der Unterschied zur privaten Sendungsverfolgung ist nur der, dass die Informationen auf das Wesentliche reduziert sind und die Gründe, weswegen eine Sendung länger an einem Ort verweilt, nicht abrufbar sind. Beim Online-Frachtversand können Sie 24/7 über den Activity Feed den aktuellen Status all Ihrer Sendungen übersichtlich einsehen und das System informiert Sie automatisch darüber, an welchem Zwischenstopp eine Fracht hängengeblieben ist, warum es zu dieser Verzögerung gekommen ist, und wann es wieder weitergeht. Das System aktualisiert selbständig alle Folgen der Verspätung und Sie können Ihr Team über das neue Ankunftsdatum informieren.
4. Jede Etappe ein Sieg: Exakte Preiskalkulation zur Reduzierung der Gesamttransportkosten
Die meisten Unternehmen wählen ihren Logistikdienstleister nach der Höhe der Frachtraten aus. Deshalb versuchen sich Dienstleister in diesem Bereich immer weiter zu unterbieten. Die Frachtraten machen jedoch nur 60 Prozent der Gesamtkosten für den Warentransport aus. Die übrig gebliebenen 40 Prozent der Kosten, wie z. B. zu hohe Kosten für Lagerbestände, die Personalkosten für das Entladen der Container, Zuschläge, etc. werden ignoriert oder nicht erkannt. Folglich entsteht ein verzerrtes Kostenbild, auf das Sie sich verlassen und alle nachfolgenden Berechnungen weiterführen. Fehlkalkulationen dieser Art lassen sich durch online aufgegebene Fracht nahezu vollständig reduzieren. Denn technologiegetriebene Dienstleister können durch den Online-Ansatz, der auf Daten und künstliche Intelligenz setzt, die Höhe der indirekten Transportkosten reduzieren und die Gesamtkosten pro Transport transparent abbilden. Dadurch gewinnen Sie nicht nur an Planungssicherheit, was Ihre Kosten angeht, sondern sparen bis zu 40 Prozent bei den indirekten Frachtkosten und bis zu 15 Prozent bei den gesamten Transportkosten ein.
5. Mit Köpfchen in den Endspurt: Optimierung Ihrer Supply Chain auf Produktebene
Eine transparente Übersicht von der Bestellung bis zum Warenlager ist auch auf der Produktebene möglich. Anstelle Ihre Entscheidungen auf Änderungen im Transportplan zu basieren, könnten Sie zu einem anderen Ergebnis kommen, hätten Sie Zugang zu spezifischen Informationen auf Produktebene. Mit Hilfe digitaler Speditionen können Sie neben Ihrer Frachtaufträge, Ihre gesamte Lieferkette auf Produkt- anstelle auf Containerebene in ein und derselben Plattform verwalten. Sie optimieren dadurch Ihre tägliche Arbeit automatisch, da Sie mit den Lieferanten im Ursprungsland und den Logistikexperten der Spedition in kontinuierlichem Austausch stehen. Ihre Mitarbeiter in der Logistik werden den Mehrwert dieser effizienteren und schnelleren Produktverwaltung schätzen lernen. In Folge dessen wird Ihre Supply Chain schneller wachsen kann, Ihre Kundenzufriedenheit steigen und Ihr Unternehmen letztlich konkurrenzfähig bleiben.
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