Wie eine perfekte Commercial Invoice aussehen sollte

Die Commercial Invoice (dt. Handelsrechnung) gehört zu den wichtigsten benötigten Dokumenten für den Export in die USA. Ohne diese wissen wir und die Behörden nicht, welche Ware verschifft wird und wir können auch nicht berechnen, wie viel Einfuhrsteuern dafür anfallen. Die Vorschriften der Customs and Border Protection dazu können hier im Detail nachgelesen werden: 19 CFR § 141.86

Hier findest du eine kurze Zusammenfassung des Dokuments. Nutze diese Auflistung gerne als Deine Checkliste!

  1. Der Eingangshafen (Port of Entry): Was ist der Bestimmungsort der Ware?
  2. Wann, Wo und an Welche Person die Ware verkauft wird. Name und Adresse vom Käufer und Verkäufer müssen gelistet sein, genauso wie die Verkaufsbedingungen (Incoterms). Wenn du in den USA kein Unternehmen gegründet hast, an das Du die Ware verkaufst, trägst du hier für den Verkäufer und den Käufer die deutsche Firma ein.
  3. Eine detaillierte Beschreibung der Ware: Was ist die Ware genau? Aus was besteht sie? Für was kann sie verwendet werden? Die Informationen müssen ausreichen, damit die Zollbehörde genau die zu erhebenden Steuern bestimmen können. Wenn das nicht der Fall ist, kommt es wahrscheinlich zu Zusatzkosten durch eine Zollbeschau.
  4. Anzahl & Gewicht: Denke immer daran, die Maßeinheit anzugeben, Imperial Units oder Wenn die anzugebende Menge das Nettogewicht ist, muss das auf der Invoice oder der Packing List angegeben werden.
  5. Der Kaufpreis: Wie viel hast Du für die Ware bezahlt?
  6. Der Wert von jedem Gegenstand (wenn nicht gekauft): Was ist der Wert der Gegenstände?
  7. Währung (Currency): Dies ist eins der am meisten übersehenen Details – viele Exporteure gehen automatisch davon aus, dass die Einheit immer Euro ist. Das muss jedoch in der Invoice immer spezifiziert sein.
  8. Zusätzliche Gebühren (Additional Charges): Diese zusätzlichen Gebühren könnten z.B. Frachtversicherung, Provisionen etc. sein. Die Zollbehörde erlaubt solche Kosten von der Rechnung abzuziehen, aber nur, wenn diese vorbezahlt wurden und in der auf der Rechnung ausgewiesenen Gesamtsumme beinhaltet sind. Zusätzlich musst Du im Anhang der Invoice einen Nachweis für diese Kosten liefern.
  9. Rabatte, Vergünstigungen (Rebates, Drawback or Bounties): Diese Informationen müssen auf der Invoice ebenfalls separat ausgewiesen werden.
  10. Das Ursprungsland der Ware (The country of origin of goods): Diese Information muss ebenfalls ausgewiesen werden. Der Gedankengang der Zollbehörde hierbei ist: Nur weil die Sendung aus Deutschland und die Verkäuferadresse deutsch ist, muss das noch nicht heißen, dass die Ware auch in Deutschland gefertigt wurde. Das Ursprungsland kann für eventuelle Freihandelsabkommen qualifizieren, genauso aber ausschlaggebend für Anti-Dumping Regulatiorien sein.
  11. Zubehör, dass noch nicht im Rechnungspreis dabei ist: Das können z.B. Werkzeuge (Tools), Formen (Dies and Molds) oder Baupläne (Engineering Plans) sein, die nicht Teil der Commercial Invoice sind.

Wichtig: Zusätzlich dazu verlangen die Zollbehörden, dass alle Commercial Invoices in Englisch ausgestellt sind oder aber eine Übersetzung ins Englische beigelegt wird. Um Dir die Arbeit zu erleichtern, haben ich oben schon ein paar der wichtigsten Begriffe in Klammern in Englisch angegeben.

Zudem: Bestimmte Arten von Waren wie Textilien, Schuhe, Chemikalien und Stahl haben spezifische, zusätzliche Informationen die auf der Commercial Invoice angegeben werden müssen. Hier findest Du mehr Informationen dazu: 19 CFR § 141.89

Zusätzlich dazu kann es immer sein, dass bei bestimmten Waren (z.B. bei Lebensmitteln oder Waren, die Holz, enthalten) zusätzliche Dokumente benötigt werden. Wir werden Dich dann darauf hinweisen, sobald wir Deine Ware klassifiziert haben und Dir die Dokumente umgehend zur Verfügung stellen.

Dann kann es auch schon los gehen! Jetzt musst Du lediglich noch Deine Ware vorbereiten.

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