So wechseln Sie Ihren Spediteur mit FreightHub’s ultimativer Checkliste

15 Jul 2019 7 min Lesezeit
Dr. Fabian Struck Dr. Fabian Struck

So wechseln Sie Ihren Spediteur in weniger als 4 Stunden und sparen bis zu 35.000 € pro Jahr 

Im Laufe des globalen Versandprozesses können sich Situationen ergeben, die Sie dazu bringen, Ihre Dienstleister zu wechseln, insbesondere Ihre Logistikdienstleister. Das ist einfacher gesagt als getan, denn Sie sollten sich der Gründe für den Wechsel absolut sicher sein. Machen Sie sich bewusst, was für negative und positive Folgen solch eine Änderung mit sich bringt. 

In diesem Artikel lernen Sie, die Zeichen zu identifizieren, die darauf hindeuten, dass Sie Ihren Spediteur wechseln müssen. Außerdem erklären wir Ihnen, was Sie bei einem Wechsel von Spediteuren oder Logistikdienstleistern beachten sollten und wie lange es in der Regel dauern kann, bis der Wechsel erfolgreich umgesetzt wird. 

Anzeichen dafür, dass Sie einen neuen Spediteur brauchen

Den Dienstleister für Ihr Unternehmen zu wechseln, erfordert ein festes Engagement. Wenn Ihr aktueller Spediteur nicht den erwarteten Service bietet und den Betrieb Ihres Unternehmens nicht wertschöpfend unterstützt, wird der  Transport Ihrer Sendungen zunehmend zum Problemfeld, Zeit und Ressourcen werden verschwendet und Sie verlieren möglicherweise bestehende Kunden und zukünftige Geschäftsmöglichkeiten. 

Nachfolgend zeigen wir Ihnen einige der häufigsten Anzeichen dafür, dass es an der Zeit ist, Ihren Spediteur zu wechseln.

Schlechter Kundenservice

Kommunikation

Mangelnde Kommunikation und Erreichbarkeit sind eine der wichtigsten Anforderungen an Spediteure für die Abwicklung von Frachten im Logistikprozess. Ob gute oder schlechte Nachrichten, ein führender Spediteur informiert seine Kunden jederzeit, sodass sie bei Bedarf alternative Vorkehrungen für die Zustellung der Ladungen treffen können.

Wenn der Absender keine Transparenz über die Sendungen verfügt und der Spediteur nicht reagiert, ist dies ein deutlicher Hinweis darauf, dass es an der Zeit ist, den Spediteur zu ersetzen. Offene Kommunikation und schneller Kundenservice sind ein absolutes Muss. Ein Kunde muss seinen Spediteur auf jeden Fall während der Arbeitszeit erreichen können und, je nach Situation, auch außerhalb der Bürozeiten zur Verfügung stehen, um den reibungslosen Versandprozess der Fracht nicht zu gefährden. 

Wiederkehrende Logistikprobleme 

Das Versenden von Ware ist ein hochdynamischer Prozess, der durch zahlreiche Einflüsse wie Wetter, Zollprobleme, Verzögerungen bei der Dokumentation, Transportverzögerungen, Frachtschäden und ähnlichem gefährdet sein kann. 

Der Spediteur sollte bei diesen Fragen an vorderster Front stehen und den Kunden proaktiv bei der Lösung der verschiedenen Probleme unterstützen. Wenn ein Spediteur jedoch immer öfter Ware nicht rechtzeitig liefert, werden sich die wiederholten Ausfälle auf das Geschäft des Kundens, die Lieferkette und letztlich auf die Empfänger des Kundens auswirken, da die Zuverlässigkeit der Lieferungen in Frage gestellt wird.

Ineffiziente Spediteure verlieren meist den Überblick über ihre laufenden Sendungen und lassen Rollover von Containern zu, weil ihr Volumen bei der Reederei zu niedrig ist oder die ausgehandelten Frachtraten nicht den tatsächlichen Marktbedingungen entsprechen. Wenn diese oder ähnliche Fehler bemerkt werden sollten, ist es an der Zeit, den Spediteur zu wechseln. 

Es kommt häufig vor, dass Kunden von Spediteuren wiederholt Serviceausfälle in Kauf nehmen, anstatt ihren Dienstleister zu wechseln. Denn oft scheint es so, dass der Aufwand für den Wechsel zu einem anderen Anbieter, zu dem noch kein Vertrauensverhältnis besteht, größer ist. Das bedeutet nicht, dass Sie dem neuen Spediteur einfach blind vertrauen sollen. Blicken Sie einem Wechsel eher positiv entgegen und nehmen Sie an, dass der neue Spediteur Ihre Transport besser und zuverlässiger abwickeln wird. Denn am wichtigen ist: Sie als Kunde verdienen den bestmöglichen Service von einem Spediteur. In unserer fortschrittlichen und digitalen Welt, gibt es viele Speditionen, die einen exzellenten Service bieten, der vor allem die pünktliche und vollständige Zustellung von Frachten beinhaltet.

Die Gründe für Verzögerungen, falsches Dokumentenmanagement oder die Unfähigkeit, rechtzeitige Updates über Sendungen zu geben, sind nicht immer Schuld des Spediteurs. Entwickeln sich diese Fehler jedoch zu einem Muster, anstatt eine Ausnahme zu bleiben, ist es höchste Zeit, die Spedition zu wechseln. 

Hohe Fluktuationsrate (immer ein neuer Ansprechpartner)

Haben Sie bereits Ihren vierten Kundenbetreuer in sechs Monaten? Oder überhaupt keinen persönlichen Kundenbetreuer? Ändern sich die Mitarbeiter des Kundendienstes offenbar schneller als die Kellner in einem lokalen Restaurant? 

Vielleicht deutet dies auf eine schlechte Unternehmenskultur oder unzureichende Arbeitsbedingungen hin. Vielleicht ist der Chef von einem anderen Stern und führt sein Team nicht gut. Oder es könnte ein Zeichen von finanziellen Turbulenzen sein und die Crew verlässt zunehmend das sinkende Schiff. Unabhängig vom Grund, Sie möchten einen reibungslosen und effizienten Ablauf Ihrer Lieferkette. Dazu brauchen  Sie einen stabilen Partner mit langjährigen Mitarbeitern, die Ihr Geschäft kennen, Ihren Versandablauf verstehen, besondere Serviceanforderungen erfüllen und sich um Ihr Unternehmen kümmern. Eine hohe Mitarbeiterfluktuation ist nie ein gutes Zeichen.

Firmenwachstum

Unternehmen wachsen und entwickeln sich. Wenn Sie vor kurzem Ihr Markt- oder Produktangebot erweitert haben, sind Sie möglicherweise über die Möglichkeiten Ihres lokalen Spediteurs hinausgewachsen. Nicht alle Spediteure sind gleich. Einige sind nur auf Luftfracht spezialisiert. Andere konzentrieren sich ausschließlich auf Inlandstransporte und manche sind in erster Linie Frachtmakler. Stellen Sie sicher, dass Sie mit einem Full-Service-Logistikunternehmen zusammenarbeiten, welches das komplette Leistungsspektrum anbietet, die den Wachstumsplänen Ihres Unternehmens entsprechen.

Technologie

Die Welt der Wirtschaftsinformatik hat sich in den letzten zehn Jahren stark verändert und wie die meisten Branchen hat sich auch die Speditionsbranche mit ihr verändert. 

Genau wie die Industrie, muss auch Ihr Spediteur auf eine kontinuierliche Weiterentwicklung eingestellt sein. Wenn Ihr Spediteur noch an der Vergangenheit festhält und nicht mit den technologischen Entwicklungen Schritt hält, ist es an der Zeit, eine Veränderung in Betracht zu ziehen. 

Ob es nun an der unzureichenden Kapitaldeckung oder mangelnden Vision des Managements liegt, technologische Entwicklungen wie Echtzeit-Tracking und Liefernachweise mit der geschätzten Ankunftszeit gelten heute als “Must-Haves” für alle führenden Spediteure. 

Darüber hinaus bieten mittlerweile die meisten digital-affinen Spediteure bereits Online-Quotierungen, Track & Trace oder elektronische Rechnungen an. Wenn Sie Ihren Spediteur anrufen müssen, um ein Fax mit einem Lieferschein anzufordern, sollten Sie abwegen. Gleiches gilt für die Dokumentenverwaltung und die proaktive Benachrichtigung von Verzögerungen. Wenn Ihr Spediteur Ihre Frachtpapiere trotzdem per Fax oder Post erhalten möchte, können Sie sicher sein, dass am Ende etwas fehlt oder verloren geht. 

Unvorhergesehene Abweichungen im Transportplan können immer auftreten. Wenn Ihr Spediteur nicht in die neuesten Technologien wie z.B. künstliche Intelligenz investiert hat, um einen reibungslosen Informationsfluss und verwertbare Daten zu gewährleisten, kann der Spediteur Sie nicht über potenzielle Ausnahmen informieren, da er nicht weiß, wo sich die Schiffe und Ihre Sendungen befinden oder warum es zu Verzögerungen bei der erwarteten Ankunfts- und/oder Lieferzeit kommt. Mangelnde Transparenz, aufgrund ungenügender Investitionen des Spediteurs in fortschrittliche Technologien, führt zu einem schlechten Kundenservice und kann letztendlich zu größeren Problemen bei Ihnen führen. 

Container

Die Angst vor Veränderungen abbauen

Laut einer internen Kundenbefragung von FreightHub geben 80 % der Unternehmen im Bereich der kleinen bis mittleren sowie großen Unternehmen an, dass der Aufwand für den Wechsel ihres Spediteurs gering bis mittel ist. 

Maximal vier Stunden dauert der Wechsel ihres Spediteurs für mehr als zwei Drittel der Befragten. Der Aufwand ist abhängig von den folgenden Punkten:

  1. Änderung der internen Betriebsprozesse
  2. Wechseln des Ansprechpartners und der internen Entscheidungsprozesse
  3. Buchhaltungsprozess
  4. Integration

Die Studie bestand aus 66,7 % kleinen und 33,3 % großen Unternehmen. 26,7 % waren im C-Level, 33,3 % Logistikleiter, 20 % Logistikmanager, 6,7 % Teamleiter und 13,3 % Procurement Manager. 

Darüber hinaus gaben die Befragten an, dass das Einsparpotenzial bei einem Wechsel des Spediteurs bis zu 35.000 EUR pro Jahr beträgt.

Woher weiß ich, dass der neue Spediteur vertrauenswürdig ist?

Erfahrung & Expertise

Wie viel Erfahrung hat das Unternehmen in der Branche? Die Versandvorschriften und Regularien ändern sich im Laufe der Zeit, und Sie brauchen ein Unternehmen, das sich anpassen kann. FreightHub verfügt über ein motiviertes Team von Speditions-, Betriebs-, Zoll- und Tech-Experten. Mehr als 70 Logistikexperten mit langjähriger Erfahrung stehen Ihnen zur Verfügung, um Sie bei der Abwicklung Ihrer Transporte proaktiv zu unterstützen und die pünktliche Ankunft Ihrer Waren im gewünschten Zustand zu gewährleisten.

Digitale Lösungen

Technologiegestützte  Anbieter verändern die traditionellen Beziehungen in der Logistikbranche. Mit ihren digitalen Diensten, die auf Big Data-, Cloud- und vernetzten Plattformtechnologien basieren, bieten diese Anbieter ihren Kunden ein nahtloses Erlebnis, das einfach zugänglich ist, Preistransparenz und einen schnellen,  integrierten Service bietet, der nahezu in Echtzeit ist.

Vertrauen

Spediteure sind im Bereich des Güterumschlags in Millionenhöhe tätig. Sie sind tagtäglich an der Abholung, Beförderung, Dokumentation und Zustellung von Gütern beteiligt. Sie übernehmen neben den Standardaufgaben eines Spediteurs auch wertschöpfende Funktionen wie Zollabfertigung, Transport etc. Daher muss ein gewisses Maß an Vertrauen vorhanden sein, wenn Sie Ihre Fracht einem Spediteur anvertrauen. Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie Due Diligence bei einem Spediteur durchführen können, bevor Sie ihm Ihr Vertrauen gewähren. 

  1. Empfehlungen von anderen aus der Branche ist eine der besten Methoden, um einen Dienstleister zu finden, dem Sie vertrauen können.
  2. Sie können die Spedition vor Ort besuchen und sich aus erster Hand über deren Aktivitäten informieren und von ihrem Service überzeugen lassen.
  3. Eine andere Möglichkeit sind Logistiknetzwerke, die Sie sowohl online, als auch offline auskundschaften können.
  4. Auch Empfehlungen von Reedereien, die viel mit verschiedenen Spediteuren zu tun haben, sind eine wertvolle Quelle.

Verständliche und zuverlässige Preise

Ein gewissenhafter Speditionspartner liefert Ihnen nicht nur ein leicht verständliches und transparentes Angebot, sondern hilft Ihnen auch, die Preisstruktur zu verstehen. Wenn der Spediteur nicht nur auf Gewinnmaximierung, sondern auch auf die Kundenzufriedenheit setzt, wird er Sie beraten, wie Sie gemeinsam Ihre Gesamtkosten für den Versand reduzieren können. 

Ein Spediteur kann Ihnen vielleicht attraktive Frachtraten anbieten, um Ihre Budget einzuhalten, aber seien Sie vorsichtig, wie sich diese Raten im Marktvergleich verhalten und was für Risiken entstehen können, wenn Sie solch niedrige Raten akzeptieren. 

Sobald Platzmangel auf einem Schiff herrscht, werden Container mit niedrigen Frachtraten zuerst gerollt. Die wenigen Euros, die Sie im Vorgang sparen, schaden im Endeffekt Ihrem Geschäft, da Sie Liefertermine nicht einhalten können und Gesamtkosten durch zusätzlichen Kostenfaktoren wie Liegegelder am Ende höher sind.

Erstklassiger Kundenservice

Kunden sollten in jedem Unternehmen immer an erster Stelle stehen und von einem vertrauenswürdigen Speditionspartner auch so behandelt werden. Wenn Ihr Spediteur Sie als Kunden schätzt, können Sie sicher sein, dass er alles für eine pünktliche und vollständige Sendung tut.

Branchenspezifische Leistungen 

Ein guter Spediteur kennt Ihre spezifische Branche, unterstützt beim Export oder Import Ihrer Waren und ist ein zuverlässiger  Partner, der die Transporte effizient und präzise ausführt. 

Als Experte auf dem Gebiet muss eine Spedition in der Lage sein, Sie durch den gesamten Transportprozess von A bis Z zu navigieren und Sie bezüglich aller Anforderungen Ihrer Fracht wie der sinnvollsten Transportart hinsichtlich Kosten und Lieferzeit zu beraten. 

Zudem sollte Ihnen ein Spediteur proaktiv zur Seiten stehen, wenn es um  die optimale Auswahl des Containers, die besten Verpackungsmethoden für den heilen Transport Ihre Sendung oder ähnlichem geht. Er sollte Sie auch in Bezug auf die dokumentarischen Anforderungen im Zielland, die richtigen Incoterms, usw. angemessen beraten können.

Starkes und zuverlässiges Partnernetzwerk

In der Logistikbranche sind professionelle Beziehungen der Schlüssel zum Erfolg. Ein Spediteur kann nicht ohne andere Partner und lokale Agenten existieren, um die Sendung von Anfang bis Ende zu steuern. Überprüfen Sie daher im Voraus, ob Ihr Lieferant über ein starkes internationales Netzwerk verfügt, um eine ordnungsgemäße Lieferung zu gewährleisten, egal wohin auf der Welt Sie liefern. 

FreightHub’s Checkliste für einen reibungslosen Speditionswechsel 

Der Großteil der Wirtschaft hat sich bereits von den verkrusteten Strukturen der alten Welt gelöst und die Digitalisierung als Wegbereiter für ihr kontinuierliches Wachstum erkannt. Die Logistikindustrie hat den Aufsprung in den vergangenen Jahren jedoch leider verpasst und kann seitdem nicht Schritt halten.

Die Kunden von heute erwarten von ihrem Spediteur einen besseren Informationsfluss und mehr Transparenz über den Sendungsstatus. 

Kaum einer kann Lieferketten, die Millionen von Dollar wert sind, noch per Telefon, E-Mail und Tabellenkalkulation verwalten. 

Diese Checkliste hilft Ihnen, all die Voraussetzungen und Anforderungen zu verstehen, damit Sie Ihren Spediteur leicht wechseln können und keine wichtigen Details verpassen. 

Hier Checkliste herunterladen

 

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Dr. Fabian Struck

Dr. Fabian Struck

Passionate about logistics and network businesses - empowering companies to take smart logistics decisions.

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