7 Fehler, die ein Logistik Manager machen kann

Joseph Carnarius 15 Apr 2018 6 min Lesezeit

Die Erwartungen an die Logistik sind hoch. Sie soll nicht einfach nur funktionieren.

Nein.  Sie soll sogar perfekt funktionieren.

Läuft der Güterfluss nicht rund, hat das weitreichende Folgen. In Industriebetrieben, die mit dem Just-in-time-Konzept arbeiten, stockt die Produktion. Auf den Zulieferer kommen hohe Kosten für Expressnachlieferungen oder gar Schadensersatzzahlungen zu.  Auf wiederholte Reklamationen folgt Imageverlust. Schließlich springen die Kunden ab.

Logistik zieht sich durch alle Branchen. Was im Großen gilt, gilt auch im Kleinen; für den Autohersteller ebenso wie für den Einmann-Onlineshop. Wenn ein Unternehmen eine starke Position am Markt einnehmen will, kann es sich keine Logistikfehler leisten.
Wir zeigen nachfolgend, wo es am häufigsten hakt.

1. Falsche Definition von Qualität

Der Kunde definiert Qualität – nicht ein Ingenieur oder ein Händler. Viele Logistik Manager kennen die Erwartungen ihrer Kunden jedoch nur ungenau.

Das Erfolgsrezept heißt „Total Quality Management“. TQM gehört zu den wichtigsten Managementkonzepten und hat nichts Geringeres als die volle Kundenzufriedenheit zum Ziel. Qualität und Käuferzufriedenheit werden dabei zur Angelegenheit des ganzen Unternehmens. Alle Mitarbeiter, den unteren Mitarbeiter wie auch das Top Management eingeschlossen, müssen die Unternehmensphilosophie mittragen.

In der Praxis ergibt sich jedoch ein anderes Bild. Laut einer Fraunhofer-Studie hat ein Großteil der Manager nur ungenügende Kenntnisse von TQM. Diese Unternehmen analysieren weder die Zufriedenheit ihrer Kunden noch die Motivation ihrer Angestellten. Was bedeutet das für die Praxis des Transportgewerbes?

Die Realität sieht leider so aus, dass die meisten Verlader mit den Leistungen der Speditionsunternehmen unzufrieden sind.

Oder wie ist es zu erklären, dass einige Speditionen 72 Stunden benötigen, um einem Kunden auf seine Transportanfrage hin einen Preis zu nennen? Warum geht aus den Preisangeboten meist nur der Gesamtpreis hervor, während die Kosten für die jeweiligen Einzelleistungen nicht nachvollziehbar sind? Fragen Sie sich, ob Sie Ihre Kunden mit Ihren Bemühungen tatsächlich erreichen!

Ob es sich um den Paketzusteller oder den Firmenmanager handelt – jeder sollte in seinem Arbeitsbereich perfekt sein. Investieren Sie in eine angemessene Schulung der Mitarbeiter, bleiben Sie bei den neuesten Trends der Logistikbranche auf dem Laufenden und fragen Sie Ihre Kunden, wie Sie diese zufriedener machen können.

2. Fehlender Überblick über die Supply Chain

Obwohl das Schlagwort Supply Chain seit Jahren zum Repertoire der Unternehmen gehört, begehen viele Logistiker noch den Fehler, sich nur auf ihr unmittelbares Arbeitsumfeld zu konzentrieren. Jedoch gibt es keine isolierten Arbeitsbereiche mehr. Alles hängt zusammen.

Der moderne Logistiker denkt ganzheitlich. Die traditionelle Aufgabe der Logistik, die Verfügbarmachung von Gütern, ist Bestandteil eines großen dynamischen Netzwerkes – der Supply Chain. Diese Kette, vielmehr dieses Netzwerk, umfasst den gesamten Wertschöpfungsprozess. Sie beginnt bei der Rohstoffgewinnung und erstreckt sich bis zur Auslieferung des fertigen Produktes an den Endverbraucher.

Auch das Lager gehört zur dieser Kette, wird aber oft stiefmütterlich behandelt. Hat der Logistiker keinen Überblick über seinen Lagerbestand oder den nächsten Lieferungseingang, läuft er mit seiner Planung stets dem Markt hinterher. Das führt zu einer ungenauen Planung – und diese hat wiederum zur Folge, dass der Logistiker bestrebt sein wird, Sicherheitsbestände zu bilden. Dadurch werden nicht nur die Lagerkapazitäten schlecht ausgenutzt, sondern durch die überflüssigen Einlagerungen bindet sich zudem wertvolles Kapital.

Natürlich stellt die Supply Chain den Logistiker vor Herausforderungen, da sie sich selten nur auf das eigene Unternehmen begrenzt. Vielmehr umfasst sie voneinander getrennt arbeitende Partner. Die Schwierigkeit hierbei ist, eine Informationskette zu schaffen, die sämtliche beteiligten Parteien unternehmensübergreifend miteinander verbindet. Jedoch lässt sich der Trend zur Logistik 4.0 mit digitalem Datenaustausch nicht aufhalten und wird immer mehr zur gängigen Praxis im Berufsalltag. Der Logistiker sollte die Chancen dieses verbesserten Informationsflusses nicht ungenutzt lassen.

3. Einführung fortschrittlicher Technologien wird verpasst

„Schnelligkeit, Mobilität und Flexibilität“ heißen die Anforderungen an die moderne Logistik. Wir befinden uns im Zeitalter der Automatisierung. Technologie spielt eine entscheidende Rolle, wenn Abläufe effizienter und kundenfreundlicher gestaltet werden sollen. Jedoch erachten gerade kleinere Unternehmen einen umfangreichen IT-Einsatz für nicht notwendig – und begeben sich damit in die Gefahr, den Anschluss zu verpassen.  

Auf lange Sicht bringt Logistiksoftware den Unternehmen strategische Vorteile. Zum einen führt sie zu einer verringerten Fehlerquote und zu Kosteneinsparungen, zum anderen ermöglicht die technische Weiterentwicklung das Angebot neuer Produkte. Ein prominentes Beispiel ist die Sendungsverfolgung in Echtzeit. Die Zahl der Kunden, die ein Echtzeittracking standardmäßig bei der Planung ihres Warenverkehrs nutzen, steigt. Insbesondere bei der Ersatzteillogistik entscheidet das Vorhandensein des Features bei der Auswahl des Speditionsunternehmens.

Im kleineren Rahmen gedacht, fällt der verbesserte Komfort auf, der sich durch den Einsatz von IT bietet. Das betrifft nicht nur den Arbeitsplatz in der Spedition, sondern kommt vor allem auch den Kunden zugute. Dokumente können digitalisiert oder Buchungen online administriert werden. Das führt zu Zeit- und Kostenersparnis und diese wiederum sind wesentliche Kriterien für einen guten Kundenservice.

Leider sind die meisten Speditionen noch nicht im 21. Jahrhundert angekommen und erledigen ihre Geschäfte immer noch auf dem traditionellen Weg. Aus einer aktuellen Studie des Dienstleisters Hermes geht hervor, dass nur 8% der Befragten ihre Supply Chain digitalisiert haben. Logistikunternehmen sollten moderne Technologien nutzen, wenn sie ihre Produktivität steigern und ihren Kundenkreis erweitern wollen. Ohne eine zeitgemäße Software bewegt sich in der Logistik bald nichts mehr.

4. Starke Abhängigkeit von einem Spediteur

Unser Leben wird maßgeblich von Routine bestimmt. Schade ist, wenn die Macht der Gewohnheit alles bestimmt und man blind für alternative Vorgehensweisen wird.

In der Logistik sieht man diesen Effekt häufig bei der Wahl der Geschäftspartner. Vor allem der wiederkehrende Warenverkehr zwischen zwei Firmen führt dazu, dass sich Logistiker an langjährige Beziehungen gewöhnen. Aus dieser Gewöhnung kann aber schnell Kurzsichtigkeit werden.

Warum? Weil die einseitige Bindung an einen Spediteur zum Verlust besserer Konditionen bzw. besseren Services führt. Die Abhängigkeit von einer Ressource führt vor allem dann zu Problemen, wenn Subdienstleister eine monopolartige Stellung haben. Daraus entsteht ein Druck, der die Gewinnmarge des Unternehmens schmälern kann.

Auch hier gilt im Kleinen das, was wir im Großen beobachten. Greifen wir uns den vergleichsweise noch kleinen Teilbereich Onlineshop-Logistik heraus, stellen wir fest, dass die Kunden zunehmend darauf Wert legen, zwischen verschiedenen Lieferdiensten auswählen zu können. Ebenso nimmt die Bedeutung des „grenzenlosen“ Shoppings und damit auch des internationalen Versands zu. Nicht nur, dass der Markt unterschiedliche Versandarten bereithält; auch die Preise und Zusatzleistungen unterscheiden sich je nach Sendungsgröße, Gewicht und Zielland von Anbieter zu Anbieter. Nutzt der Händler hier nur einen Zusteller, verschenkt er wertvolles Potenzial.

Die Logistikbranche wächst stark; neue Firmen gründen sich fast täglich. Es wäre ein Fehler, diesen Effekt außer Acht zu lassen. Bei der Planung der Logistikkette sollte sich das Logistikteam nicht auf einen Anbieter einschießen, sondern immer wieder aufs Neue recherchieren und die Konditionen verschiedener Firmen prüfen.

5. Ungenügender Kostenvergleich

Mit zunehmender Globalisierung steigt auch der Leistungs- und Kostendruck. Der Logistik mit ihrem beträchtlichen Anteil am Umsatz einer Branche kommt dabei eine besondere Bedeutung für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen zu.

Logistikkosten sind Kosten für logistische Teilsysteme wie die Beschaffung, Produktion und Distribution. Während sich die Kosten für Lagerhaltung oder Verpackung gut nachvollziehen lassen, sieht es bei den Transportkosten anders aus.

Transportkosten setzen sich aus mehreren Bestandteilen zusammen. Zu den Frachtraten addieren sich Zuschläge, Zölle, Steuern und weitere Positionen. Oftmals bleiben diese jedoch im Dunkeln und dem Kunden wird nur ein Gesamtpreis präsentiert. Bei den Transportmodi sieht es nicht besser aus. Besonders bei Seefracht und Luftfracht ist der Vergleich aufwendig und unübersichtlich.

Jedoch wird nicht nur die mangelnde Kostentransparenz, sondern auch die lange Wartezeit auf die Angebotserstellung zu einem Problem für die Kunden. Eine Preisanfrage an eine traditionell arbeitende Spedition wird gewöhnlich erst nach drei Tagen beantwortet.

Nun lassen sich Transportmärkte in Spot- und Kontraktmärkte einteilen. Während Kontraktmärkte den Verladern die Möglichkeit bieten, sich frühzeitig Frachtraum zu festgeschriebenen Konditionen zu sichern, wird auf Spotmärkten kurzfristig verfügbarer Laderaum gehandelt. Bei Spot-Frachtraten dreht sich alles um das „Gesetz von Angebot und Nachfrage“. Manchmal ändern sich die Raten innerhalb von Stunden – und manchmal ändern sie sich dramatisch.

Dass es bezüglich des Kostenvergleichs auch anders geht, zeigt die Abfrage von Frachtraten über FreightHub: Die Plattform bietet Spot Freight Rates in wenigen Sekunden.

6. Schlechtes Zeitmanagement

Seit Einstein wird die vierte Dimension durch die Zeit besetzt. Dabei hatte man wohl die Logistiker im Hinterkopf.

Ein Problem bei der Logistik liegt jedoch darin, dass ein Arbeiten auf Vorrat hier nicht möglich ist, da der Leistungsbedarf starken Schwankungen unterliegen kann. Erfolg oder Misserfolg hängt also stark von einem schlauen Zeitmanagement ab. Generell schätzen Kunden die Lieferzeiten von Industrie und Handel als zu lang ein. Lange Lieferzeiten werden oft mit überlasteten Kapazitäten begründet – jedoch gilt das nicht notwendigerweise! Sie lassen sich nämlich oft auf ein fehlendes Zeitmanagement bei der Auftragsdisposition zurückführen.

Untersuchungen in der Automobilindustrie haben gezeigt, dass hier insbesondere die Reduzierung der Wartezeiten zum Erfolg führt. Solange das Ziel der Kostenminimierung im Vordergrund steht, sind einer Optimierung hier natürlich Grenzen gesetzt. Jedoch auch das Zeitmanagement am eigenen Arbeitsplatz sollte einer kritischen Überprüfung unterzogen werden: Wie viele Kalender werden über Wochen lückenlos verplant? Wie viel Zeit verwenden Sie für Anrufe und E-Mails? Wie oft werden Sie bei Ihrer Arbeit unterbrochen? Sind Sie ständig erreichbar?

Unterziehen Sie Ihren Arbeitsalltag einer Zeitanalyse. Können Sie schlecht Prioritäten setzen, Nein sagen oder Aufgaben delegieren, droht Dauerstress. Das Leistungsvermögen sinkt. Eine bei Managern bewährte Praxis ist die 60:40-Regel. Sie besagt, dass wöchentlich nie mehr als 60 Prozent der Arbeitszeit im Terminkalender verplant werden sollen. Die restliche Zeit bleibt für plötzliche Ereignisse frei.

7. Die Versandabteilung stiefmütterlich behandeln

Um das Unternehmen erfolgreich am Markt zu halten, muss die Versand-Logistik funktionieren wie geschmiert. Firmenchefs schätzen es vor allem, wenn ihnen nichts von der Versandabteilung zu Ohren kommt, denn das bedeutet, dass dort alles so läuft, wie es laufen soll.

Das, was den Chef freut, ist für die Versandabteilung negativ: sie gerät in Vergessenheit. Als Folge beobachtet man in vielen Firmen, dass die Optimierungspotenziale dort in den meisten Logistikbereichen gut ausgeschöpft werden. Jedoch nicht in der Versandabteilung!

Dabei steht die gesamte Branche vor den Herausforderungen des neuen Trends zu immer weniger Lagerhaltung und gleichzeitig kürzeren Bestellzyklen. Eine Optimierung von Kommissionierung, Packen und Versand bewirken hier wahre Wunder. Wegeoptimierung oder Packoptimierung sind nur zwei Stichworte, mit denen es sich zu beschäftigen lohnt.

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